La piena e corretta applicazione della normativa che disciplina la tutela della salute e della sicurezza del lavoro in un contesto di modalità lavorativa di “smart working” presenta aspetti peculiari che necessitano di una attenta analisi. A tale fine, è necessario richiamare alcune regole generali che possono essere desunte dal Decreto Legislativo 81/2008:

• La tutela della salute e della sicurezza del lavoro è responsabilità del datore di lavoro, anche qualora l’attività lavorativa si svolga in contesti differenti dai locali aziendali.
• Con riferimento ai destinatari delle misure, l’art. 2, comma 1, lettera a), specifica che per “lavoratore” si intende la “persona che, indipendentemente dalla tipologia contrattuale, svolge un’attività lavorativa nell’ambito dell’organizzazione di un datore di lavoro pubblico o privato, con o senza retribuzione, anche al solo fine di apprendere un mestiere, un’arte o una professione, esclusi gli addetti ai servizi domestici e familiari”.
• L’art. 3, comma 4, secondo cui “il presente Decreto legislativo si applica a tutti i lavoratori e lavoratrici, subordinati e autonomi, nonché ai soggetti ad essi equiparati”, il D.Lgs. n. 81/2008 si applica integralmente a tutela di qualsiasi persona anche non subordinata che di fatto eserciti l’attività nell’ambito dell’organizzazione di un datore di lavoro, a prescindere dalla tipologia contrattuale.

I principi di base della normativa in materia di sicurezza sul lavoro sono necessariamente il punto di partenza per delineare il regime della responsabilità del datore con riferimento alla prestazione svolta nella modalità di lavoro definita “smart working”; in tale contesto occorre ricordare che qualsiasi analisi riguardante la disciplina della sicurezza nei luoghi di lavoro deve avere quale precipuo riferimento la norma generale di cui all’art. 2087 del Codice Civile, il quale prevede l’obbligo a carico del datore di lavoro di adottare “tutte le misure che, secondo la particolarità del lavoro, l’esperienza e la tecnica, sono necessarie a tutelare l’integrità fisica e la personalità morale dei prestatori di lavoro”. Il datore ha pertanto l’obbligo per individuare e valutare i rischi connessi alle attività svolte e agli ambienti lavorativi specifici (la “particolarità del lavoro” ), nonché di predisporre e aggiornare tutte le misure finalizzate ad ovviare le conseguenze dannose, attraverso gli strumenti disponibili in base alle conoscenze e alle tecniche disponibili. In questo quadro normativo anche il lavoro subordinato svolto all’esterno della sede aziendale è stato incluso nell’alveo protezionistico.

Quadro Normativo di Riferimento

Legge n. 81/2017: disposizioni sul lavoro agile

Il 13 giugno 2017 è stata pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 135 (Serie generale) della Repubblica italiana la legge 22 maggio 2017, n. 81, recante: “Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato”. Il provvedimento, lungamente atteso, è composto da 26 articoli, contenuti in due partizioni generali, la prima (Capo I) dedicata al lavoro autonomo non imprenditoriale e la seconda che disciplina il c.d. lavoro “agile”, più comunemente noto come smart working.

L’articolo 18, comma 1 (rubricato come: “lavoro agile”) dispone quanto segue: “1. Le disposizioni del presente capo, allo scopo di incrementare la competitività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro, promuovono il lavoro agile quale modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa. La prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva”.

Pertanto, il lavoro “agile” non costituisce una nuova tipologia contrattuale (in quanto si tratta pur sempre di lavoro subordinato), ma va considerata una particolare modalità di svolgimento della prestazione lavorativa, basata sulla flessibilità di orari e di sede e caratterizzata, principalmente, dalla utilizzazione degli strumenti informatici e telematici, nonché dall’assenza di una postazione fissa durante i periodi di lavoro svolti anche al di fuori dei locali aziendali, circostanza che diversifica lo “smart working” dal telelavoro.

Decreto Legislativo 81/2008: Testo Unico sulla salute e sicurezza sul lavoro

In caso di svolgimento dell’attività lavorativa in smart working, l’obbligo di valutazione del rischio, a carico del datore di lavoro ai sensi degli artt. 17 e 28 del D.Lgs. 81/08 (TUSL) e tutti gli obblighi conseguenti per la tutela della salute e della sicurezza del lavoratore, non vengono meno.

Dalla normativa vigente dalla letteratura scientifica emerge l’obbligo datoriale di organizzare il lavoro nella postazione scelta dal lavoratore nel rispetto dei principi ergonomici e con le migliori tutele possibili per i lavoratori smart working.

Per questo motivo è indispensabile indicare con precisione i siti e gli ambienti in cui il lavoro agile può essere svolto con continuità, quelli dove esso è vietato e quelli dove è possibile seppure per brevi periodi (ad esempio, mezzi di trasporto).

Dovrà inoltre essere prevista una quota del monte orario da trascorrere all’interno dell’azienda per favorire il contatto con i colleghi di lavoro e il management, attraverso riunioni e incontri anche informali.

Per evitare gli effetti dello stress lavoro correlato determinati dal possibile eccessivo carico di lavoro o da fenomeni di dipendenza patologica dal lavoro come il workaholism, il datore di lavoro dovrà valutare con attenzione gli strumenti incentivanti da mettere in campo e rendere effettivo il diritto alla disconnessione, così come indicato dall’articolo 19 della legge 81/2017.

Protocollo Nazionale sul Lavoro Agile del 2021

Il 7 dicembre 2021 è stato sottoscritto, tra Governo e le Parti sociali, il Protocollo nazionale sul lavoro in modalità agile nel settore privato.

Il protocollo non sostituisce la legge che disciplina la materia (legge 22 maggio 2017 n. 81), ma fornisce linee di indirizzo a completamento della norma.

L’adesione del lavoratore al lavoro agile avviene su base volontaria: il rifiuto a lavorare da remoto non può essere considerato un fattore che integra gli estremi del licenziamento per giusta causa o giustificato motivo. Il lavoratore, inoltre, mantiene il diritto di recesso già previsto dalla normativa di riferimento.

L’accordo individuale di lavoro agile, sottoscritto tra il datore di lavoro e il lavoratore, deve indicare:

1. la durata dell’accordo, che può essere a termine o a tempo indeterminato;
2. l’alternanza tra i periodi di lavoro all’interno e all’esterno dei locali aziendali;
3. i luoghi eventualmente esclusi per lo svolgimento della prestazione lavorativa esterna ai locali aziendali;
4. gli aspetti relativi all’esecuzione della prestazione lavorativa svolta al di fuori dei locali aziendali, anche con riguardo alle forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro e alle condotte che possono dar luogo all’applicazione di sanzioni disciplinari, nel rispetto della disciplina prevista nei contratti collettivi;
5. gli strumenti di lavoro (il protocollo lascia la possibilità al lavoratore di poter lavorare con il proprio PC, pur precisando che, fatti salvi diversi accordi, di norma è il datore di lavoro che fornisce la strumentazione tecnologica e informatica necessaria);
6. i tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche e/o organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione;
7. le forme e le modalità di controllo della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali (nel rispetto di quanto previsto sia dall’art. 4 della legge 20 maggio 1970 n. 300, sia dalla normativa in materia di protezione dei dati personali);
8. l’attività formativa eventualmente necessaria per lo svolgimento della prestazione di lavoro in modalità agile;
9. le forme e le modalità di esercizio dei diritti sindacali.
10. Obblighi del Datore di Lavoro

Valutazione dei rischi specifici per lo smart working

La valutazione del rischio per l’organizzazione del lavoro in modalità agile deve partire dal d. lgs. 81/08. Lo smart working nel DVR va inteso come un cambiamento delle condizioni dell’ambiente di lavoro, pertanto è necessario valutare i rischi connessi e inserirli nel documento. Allo stesso modo, il datore di lavoro dovrà provvedere a informare il lavoratore in merito ai rischi individuati e alle procedure da seguire per garantire la sicurezza nel corso del suo operato in luoghi diversi da quelli di lavoro all’interno dell’azienda.

In tal senso, va ricordato, che è una concezione errata quella che vede lo smart working confuso con il telelavoro. Se, infatti, il secondo individua un luogo preciso, diverso da quello abituale, il primo non lo definisce con precisione. Questo fa sì che parlando di smart working nel DVR si debbano prendere, tecnicamente, in considerazione i rischi relativi ai diversi luoghi in cui il lavoratore può decidere di operare.

Informativa scritta sui rischi generali e specifici

Fondamentale misura di prevenzione è la predisposizione di una puntuale informativa sui rischi generali e specifici dell’attività rivolta al lavoratore con il quale l’azienda ha concluso l’accordo individuale. Come previsto dalla normativa, tale informativa deve essere redatta con cadenza annuale e sottoposta anche al RLS (Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza).

Il documento fornisce anche un’analitica informazione, con specifico riferimento alle modalità di lavoro per lo smart worker:

• comportamenti di prevenzione generale richiesti allo smart worker;
• indicazioni relative allo svolgimento di attività lavorativa in ambienti outdoor;
• indicazioni relative ad ambienti indoor privati;
• utilizzo sicuro di attrezzature/dispositivi di lavoro;
• indicazioni relative a requisiti e corretto utilizzo di impianti elettrici;
• informativa relativa al rischio incendi per il lavoro “agile”.

Formazione e informazione dei lavoratori

Il datore di lavoro deve provvedere ad una adeguata formazione in relazione allo svolgimento delle attività in modalità agile: svolgere le proprie mansioni al di fuori della sede aziendale, potendo comportare rischi differenti, ha quale conseguenza una formazione diversificata rispetto a quella effettuata sui rischi specifici già svolta. Si può qualificare tale nuova formazione come l’aggiornamento previsto entro il quinquennio successivo alla prima formazione (o all’ultimo aggiornamento). Può avere una durata variabile e non necessariamente di 4 ore, come la durata del corso intero specifico per le attività a rischio basso (normalmente effettuato da coloro che svolgano attività con uso di strumentazione informatica).

Durante la formazione è importante ribadire al lavoratore che egli ha sempre l’obbligo di prendersi cura della propria salute e delle altre persone su cui possono ricadere le conseguenze delle sue azioni e che ha l’obbligo di segnalare qualunque deficienza di mezzi o dispositivi al suo referente aziendale.

Contrariamente allo svolgimento in solitario delle attività lavorative presso la sede aziendale o presso terzi, in smart working non è obbligatorio provvedere alla nomina e formazione del lavoratore in qualità di addetto antincendio o di primo soccorso.

Fornitura e manutenzione delle attrezzature di lavoro

Secondo tali linee guida, il datore di lavoro, nel caso in cui fornisca strumenti o dispositivi informatici/telematici, deve assicurarsi che questi siano conformi agli standard tecnici e al Titolo III del D.Lgs. 81/2008.

In caso di apparecchiature elettriche o elettroniche, egli deve prediligere quelle a “doppio isolamento”, ovvero quelle costruite in maniera tale da evitare che un eventuale guasto possa causare il contatto con tensioni pericolose da parte dell’utilizzatore.

Nel caso in cui le attrezzature di lavoro vengono messe a disposizione da parte del datore di lavoro, quest’ultimo, oltre a fornire la necessaria informazione e formazione e lavoratori, deve curarne la periodica manutenzione.

Nomina del medico competente e sorveglianza sanitaria

Con l’Interpello n. 1/2023, la Commissione per gli Interpelli in materia di salute e sicurezza sul lavoro, istituita dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, ha risposto a un’istanza di Confcommercio – Imprese per l’Italia relativa alla possibilità per il datore di lavoro, in caso di passaggio di lavoratori al regime di smart working, di individuare medici competenti diversi e ulteriori rispetto a quelli già nominati per la sede di assegnazione originaria dei dipendenti, vicini al luogo ove gli stessi dipendenti ora continuano ad operare in regime di smart working, specificamente individuati e nominati per apposite aree territoriali (provincie e/o regioni) e per le tipologie di lavoratori operanti da tali aree.

Al fine di rispondere al quesito, la Commissione per gli Interpelli ha richiamato l’art. 3, comma 10 del D.Lgs. 81/2008 (in materia di prestazione continuativa di lavoro a distanza mediante collegamento informatico e telematico, c.d. telelavoro), l’art. 18, comma 1, lett. a) del D.Lgs. 81/2008 (obbligo di nomina del medico competente), l’art. 18, comma 2 del D.Lgs. 81/2008 (obblighi informativi del datore di lavoro nei confronti del medico competente e del servizio di prevenzione e protezione), l’art. 25, commi 1 e 2 del D.Lgs. 81/2008 (obblighi del medico competente in materia di valutazione dei rischi e di sorveglianza sanitaria), l’articolo 22, comma 1, della L. 81/2017 (in materia di lavoro agile, c.d. smart working) e l’articolo 39 del D.Lgs. 81/2008, rubricato “Svolgimento dell’attività di medico competente”, che al comma 6, prevede che: “Nei casi di aziende con più unità produttive, nei casi di gruppi d’imprese nonché qualora la valutazione dei rischi ne evidenzi la necessità, il datore di lavoro può nominare più medici competenti individuando tra essi un medico con funzioni di coordinamento”.

Considerando ciò, la Commissione per gli Interpelli ha ritenuto che “ai sensi dell’art. 39 del decreto legislativo n. 81 del 9 aprile 2008, il datore di lavoro possa nominare più medici competenti, individuando tra essi un medico con funzioni di coordinamento, per particolari esigenze organizzative nei casi di aziende con più unità produttive, nei casi di gruppi di imprese nonché qualora emerga la necessità in relazione alla valutazione dei rischi. Pertanto, la nomina di più medici competenti, a parere di questa Commissione, non può che essere ricondotta nell’ambito della suddetta previsione normativa. Resta fermo che, qualora trovi applicazione la citata disposizione, ogni medico competente verrà ad assumere tutti gli obblighi e le responsabilità in materia ai sensi della normativa vigente. In linea generale, infine, si osserva che dovrà essere cura del datore di lavoro rielaborare il documento di valutazione dei rischi nei casi di cui all’articolo 29, comma 3, del decreto legislativo, n. 81 del 2008”.

Diritti e Doveri del Lavoratore Agile

Diritto alla disconnessione

Per diritto alla disconnessione si intende il diritto per il lavoratore di non essere costantemente reperibile, ossia la libertà di non rispondere alle comunicazioni di lavoro durante il periodo di riposo, senza che questo comprometta la sua situazione lavorativa. La sua previsione è particolarmente importante nell’ambito del lavoro agile.

L’avvento della tecnologia ha radicalmente modificato l’organizzazione del lavoro, smaterializzando concetti di luogo e tempo per l’esecuzione di alcune prestazioni lavorative (working anywhere, anytime). Questo fenomeno, se da una parte può condurre ad una migliore gestione del tempo di lavoro, può dall’altra provocare una dilatazione dello stesso, dando luogo ad un problema di armonizzazione tra la vita privata e la vita professionale, così che il confine tra i due ambiti diviene sempre meno visibile.

Per evitare i rischi derivanti da un utilizzo inappropriato della strumentazione tecnologica e i suoi effetti sull’equilibrio vita-lavoro, alcuni Paesi europei hanno teorizzato il diritto alla disconnessione, primo fra tutti la Francia. L’ordinamento francese, anche sulla base delle esperienze derivanti dal terreno aziendale è, infatti, intervenuto con una riforma contenuta nella Loi Travail dell’8 agosto del 2016, la quale ha introdotto tale diritto rimettendo sostanzialmente alla contrattazione collettiva la sua regolamentazione.

Pur non esistendo nell’ordinamento italiano un concetto giuridico di diritto alla disconnessione, si concorda nel ritenere che esso debba intendersi come la possibilità riconosciuta al lavoratore di non rispondere alle e-mail, alle chiamate o ai messaggi di lavoro durante il suo periodo di riposo, senza che questo possa compromettere la sua situazione lavorativa.

In Italia, la disconnessione è stata prevista dalla legge n. 81/2017 che regolamenta lo smart working, la quale – a differenza dell’ordinamento francese – non ha riconosciuto la disconnessione come un diritto e ha rimesso la regolamentazione della stessa alla negoziazione tra le parti.

Infatti, l’art. 19 stabilisce che: “L’accordo relativo alla modalità di lavoro agile è stipulato per iscritto ai fini della regolarità amministrativa e della prova, e disciplina l’esecuzione della prestazione lavorativa svolta all’esterno dei locali aziendali, anche con riguardo alle forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro ed agli strumenti utilizzati dal lavoratore”. L’accordo individua altresì i tempi di riposo del lavoratore nonché le misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro”.

Obblighi di diligenza nell’uso delle attrezzature

Vuol dire che il lavoratore deve svolgere la prestazione lavorativa con accortezza, quindi con la necessaria attenzione e precisione. Maggiori saranno le responsabilità dell’attività richiesta dall’impresa e maggiore sarà il peso della diligenza. Si pensi per esempio ad un chirurgo, una sua mancanza di attenzione potrebbe causare gravi danni al paziente.

Ogni lavoratore deve prendersi cura della propria salute e sicurezza e di quella delle altre persone presenti sul luogo di lavoro, secondo le istruzioni ricevute durante la sua formazione. Quindi deve attenersi alle istruzioni e ai mezzi forniti dal datore di lavoro. Inoltre, è obbligo dei lavoratori usare correttamente, in conformità alle istruzioni ed alla formazione ricevute, i dispositivi di sicurezza, tanto collettivi che individuali, e gli altri mezzi di protezione, di segnalazione e di controllo. Tale obbligo si estende anche all’uso di macchinari, apparecchiature, utensili, sostanze e preparati pericolosi al fine di evitare che una loro utilizzazione inappropriata possa arrecare pregiudizi per la salute e la sicurezza degli altri dipendenti e delle persone eventualmente presenti nel luogo di lavoro.

Segnalazione di eventuali rischi o problematiche

Fra gli obblighi dei lavoratori, c’è quello, fondamentale, di comunicare immediatamente al datore di lavoro, al dirigente o al preposto, attraverso il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza:

• le eventuali deficienze dei mezzi;
• le eventuali deficienze dei dispositivi di protezione;
• eventuali condizioni di pericolo.

Anche durante lo svolgimento del lavoro in smart working il datore di lavoro deve garantire un sistema di recepimento di tali segnalazioni.

Gestione degli Infortuni in Smart Working

Definizione di infortunio sul lavoro in modalità agile

Per infortunio sul lavoro si intende ogni lesione originata, in occasione di lavoro, da causa violenta che determini la morte della persona o ne menomi parzialmente o totalmente la capacità lavorativa.

Cosa succede se un lavoratore da remoto subisce un infortunio durante l’attività lavorativa in smart working?

Non solo l’infortunio in smart working è coperto dall’INAIL, ma i dipendenti hanno diritto all’assicurazione INAIL contro infortuni e malattie professionali anche al di fuori dei locali aziendali.

L’articolo 23 della legge 81/2017 estende la tutela INAIL ai lavoratori agili se l’infortunio è direttamente collegato alla prestazione lavorativa. L’INAIL, con una specifica circolare (48/2017), equipara i lavoratori in smart working a quelli tradizionali.

In caso di infortunio, il lavoratore si dovrà occupare di denunciare l’evento come se fosse accaduto in azienda e descrivere dettagliatamente l’accaduto in modo da delineare i confini della tutela.

Procedure di denuncia e gestione degli infortuni

Per gli infortuni occorsi alla generalità dei lavoratori dipendenti o assimilati, prognosticati non guaribili entro tre giorni, escluso quello dell’evento, il datore di lavoro ha l’obbligo di inoltrare la denuncia/comunicazione di infortunio entro due giorni dalla ricezione dei riferimenti del certificato medico (numero identificativo del certificato, data di rilascio e periodo di prognosi) già trasmesso per via telematica all’Istituto direttamente dal medico o dalla struttura sanitaria competente al rilascio (art. 53 Testo unico 1124/1965), indipendentemente da ogni valutazione rispetto alla ricorrenza degli estremi di legge per l’indennizzabilità.

In caso di infortunio mortale o con pericolo di morte, deve segnalare l’evento entro ventiquattro ore e con qualunque mezzo che consenta di comprovarne l’invio, fermo restando comunque l’obbligo di inoltro della denuncia/comunicazione nei termini e con le modalità di legge (art. 53, comma 1 e 2, Testo unico 1124/1965).

Qualora l’inabilità per un infortunio prognosticato guaribile entro tre giorni si prolunghi al quarto, il datore di lavoro deve inoltrare la denuncia/comunicazione entro due giorni dalla ricezione dei riferimenti del nuovo certificato medico (numero identificativo del certificato, data di rilascio e periodo di prognosi) già trasmesso per via telematica all’Istituto direttamente dal medico o dalla struttura sanitaria competente.

Il datore di lavoro che invia all’Istituto assicuratore le denunce di infortunio con modalità telematica è esonerato dall’obbligo di trasmettere le informazioni relative alle predette denunce all’autorità di pubblica sicurezza. Ai fini degli adempimenti previsti dall’art. 54 del Testo unico 1124/1965, l’Istituto mette a disposizione mediante la cooperazione applicativa di cui all’art. 72, comma 1, lettera e), del d.lgs. n. 82 del 2005, i dati relativi alle denunce degli infortuni mortali o con prognosi superiore a trenta giorni.

Per gli infortuni che comportano un’assenza dal lavoro di almeno un giorno escluso quello dell’evento, tutti i datori di lavoro, compresi i datori di lavoro privati di lavoratori assicurati presso altri enti o con polizze private e i loro intermediari hanno comunque l’obbligo di inoltrare, a fini statistici e informativi, la “Comunicazione di infortunio” (combinato disposto art. 3, art. 18, comma 1, lettera r, e art. 21 d.lgs. n. 81/2008 e s.m.) secondo le indicazioni fornite nella sezione Comunicazione di infortunio.

Copertura assicurativa INAIL per il lavoro agile

I lavoratori agili sono assicurati dall’Inail secondo gli stessi criteri generali validi per tutti gli altri dipendenti, ad eccezione del rischio elettivo, ossia nel caso di un comportamento irregolare rispetto all’ordinario procedimento lavorativo o alle direttive ricevute.

L’assicurazione sugli infortuni in smart working copre tutti i rischi legati all’attività del lavoratore agile, incluso il cosiddetto rischio improprio, cioè quello che pur non essendo direttamente connesso alla prestazione lavorativa, è determinato da attività ad essa correlate.

Pertanto rientrano nella copertura assicurativa non solo gli infortuni connessi al rischio proprio dell’attività lavorativa, ma anche quelli dovuti alle “attività prodromiche e / o accessorie purché strumentali allo svolgimento delle mansioni proprie” del dipendente.

A questo proposito l’Inail, per valutare se un infortunio in smart working è risarcibile oppure no, deve prima analizzare l’accordo individuale tra azienda e lavoratore, al fine di analizzare i rischi ai quali il lavoratore è soggetto e i riferimenti spazio – temporali.

In assenza di un accordo specifico tra azienda e lavoratore agile, l’INAIL procederà ad effettuare specifici accertamenti per verificare la sussistenza dei presupposti sostanziali della tutela finalizzati a stabilire, nello specifico, se l’attività svolta dal lavoratore da remoto, al momento dell’infortunio, sia correlata e funzionale a quella lavorativa, sebbene svolta all’esterno dei locali aziendali.

Aspetti Ergonomici e Psicosociali

Allestimento di una postazione di lavoro ergonomica

Nell’allestimento di una postazione per lo smart working deve essere presa in considerazione l’ergonomia della postazione di lavoro. L’obiettivo è quello di garantire la salute fisica e mentale, consentendo al tempo stesso di svolgere il lavoro in modo efficiente e senza errori. In questo caso si deve anche tenere conto dei singoli fattori fisici come l’altezza e il peso.

Gli aspetti ergonomici da valutare includono ad esempio:

• Sistemazione delle attrezzature di lavoro come scrivania e sedia
• Facilità di utilizzo di hardware e software
• Influenze esterne come aria, luce e rumore

La postazione di lavoro è regolata correttamente quando la parte superiore e inferiore del braccio e la parte superiore e inferiore delle gambe formano un angolo di 90 gradi l’una rispetto all’altra. I piedi devono essere saldi sul pavimento e paralleli tra loro. Se questo non è possibile, un poggiapiedi sarà d’aiuto. I palmi delle mani e dei gomiti sono allo stesso livello del mouse e della tastiera. La distanza dal monitor è di almeno 50 centimetri. L’altezza dello schermo deve essere regolata in modo che la linea superiore dello schermo sia leggermente al di sotto dell’asse visivo.

Una postazione ergonomica per lo smart working non tiene conto solo di una scrivania e di una sedia da ufficio regolate sulle proprie esigenze, ma considera anche un’adeguata disposizione delle attrezzature di lavoro. Un aspetto spesso trascurato è l’illuminazione della postazione di lavoro. Un’illuminazione ergonomica è composta da vari componenti. Oltre ad assicurarsi di ricevere il più possibile la luce diretta del giorno, la postazione dovrebbe avere un’illuminazione a soffitto chiara e uniforme. Ciò può essere ottimizzato anche con l’illuminazione indiretta, ad esempio a parete. L’illuminazione supplementare della scrivania consente di illuminare la superficie di lavoro in modo mirato. Quest’ultima dovrebbe fornire un illuminamento di almeno 500 lux.

Prevenzione dei disturbi muscolo-scheletrici

Il lavoro da casa o “smart working” può portare a disturbi muscolo-scheletrici a causa di una postura scorretta, seduta prolungata e mancanza di attività fisica. Ciò può causare dolori alla schiena, alle spalle e alle braccia, nonché ai polsi e alle mani.

È importante che le persone che lavorano da casa adottino una postura corretta, si alzino e si muovano regolarmente e facciano esercizi di stretching per prevenire questi disturbi. Inoltre, è consigliabile utilizzare attrezzature ergonomiche come sedie e tavoli da lavoro regolabili per mantenere una postura sana.

L’Istituto elvetico per l’assicurazione e la prevenzione degli infortuni ( Suva ) ha messo a disposizione un video relativo alla “gestione intelligente dei carichi” con lo scopo di fornire al lavoratori l’insegnamento delle tecniche più importanti per un corretto sollevamento dei carichi. Con lo slogan “prima ragiona e poi solleva” si cerca di far ricordare l’importanza di un corretto sollevamento e trasporto di carichi così da evitare sovraccarichi e sollecitazioni eccessive alla schiena, soprattutto durante l’orario lavorativo.

Inoltre Suva dedica si dedica anche al rischio biomeccanico indicando che:

• “eccessive sollecitazioni biomeccaniche sono tra le cause più frequenti di disturbi all’apparato locomotore.
• secondo le stime, tali disturbi sono responsabili di un terzo dei giorni di assenza dei lavoratori.
• adattare le postazioni di lavoro e i processi lavorativi rispettando i principi dell’ergonomia permette di lavorare in modo efficiente e sicuro, senza affaticare il corpo.
• posti di lavoro adattabili a seconda delle esigenze delle persone e dei compiti da svolgere sono il presupposto migliore per prevenire i disturbi fisici lavoro correlati.
• Il datore di lavoro è tenuto a garantire posti di lavoro adeguati in cui svolgere attività esigibili”.

Gestione dello stress e del benessere psicologico

Ansia, stress, ma anche disturbi fisici dei dipendenti in smart working. Gli ultimi due anni di accelerazione della digitalizzazione delle aziende hanno fatto emergere nuovi scenari lavorativi e contesti a cui molte strutture produttive non erano ancora pronte.

Lo stress da smart working, che si inserisce nello stress da lavoro correlato, comprende i disturbi causati da nuovi scenari di lavoro come i tempi di lavoro dilatati e l’ansia da prestazione che portano al fenomeno dell’overworking (che riguarda il 49,7% dei lavoratori in modalità agile), all’indebolimento delle relazioni aziendali (49,7% degli smart worker intervistati), dalla paura di marginalizzazione (47%) e dalla disaffezione verso il lavoro (39,9%): questi sono i dati, secondo la ricerca condotta dall’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano nel 2021.

Ecco allora 3 suggerimenti utili per proteggere il benessere psicologico e gestire al meglio lo stress da smart working:

• Controlla ciò che puoi, accetta tutto il resto

Se mi trovo di fronte a una scadenza di lavoro imminente e il tempo stringe, mi interrogo: cosa posso controllare in questa situazione e cosa è al di là del mio controllo? Scopro che posso gestire la qualità del mio lavoro, organizzare in modo efficace le pause, prendere decisioni sulla tempistica delle consegne e persino decidere se rimanere fedele alle regole o prendermi una pausa strategica. Concentrarmi su questi aspetti non solo riduce il mio livello di stress, ma mi permette anche di mantenere il controllo su ciò che è controllabile, evitando di farmi sopraffare da ciò che invece è incontrollabile.

• Possibile vs. Probabile

Esistono due categorie nettamente diverse: possibile e probabile. Sotto pressione, la nostra mente tende a confonderle.

Se la tua preoccupazione riguarda qualcosa che è possibile, ma non probabile, significa che stai investendo energia mentale su qualcosa distante dalla tua realtà.

Invece di farti sopraffare dall’ansia legata a possibili inconvenienti, concentra la tua attenzione su ciò che puoi controllare.

• I benefici della scrittura

Scrivere è come concederci un momento di pausa e riflessione che può rivelarsi cruciale se stiamo cercando di gestire lo stress da smart working. Questi momenti di pausa, lontani dagli schermi e dalle notifiche incessanti, ci aiutano a ridurre i livelli di stress e, al contempo, ci permettono di riconnetterci con noi stessi, riscoprendo le nostre priorità, i nostri valori e obiettivi. In questo senso, la scrittura diventa uno strumento di auto-aiuto e crescita personale, che consente di navigare con maggiore consapevolezza e resilienza le sfide dello smart working.

Privacy e Protezione dei Dati

• Tutela dei dati personali nel lavoro a distanza

In occasione dell’avvio della modalità lavorativa in Smart Working o “Lavoro Agile”, disciplinato dalla Legge n. 81/2017 – Capo II 1, adottata presso l’azienda a partire dal 12 marzo 2020, si ricorda che è doveroso prestare costante attenzione alla protezione dei dati personali. E’ necessario quindi adottare, in qualsiasi occasione, lavorativa e privata, un comportamento improntato alla difesa della privacy degli interessati che entrano in relazione con la Società.

A tal fine si richiamano i contenuti delle informazioni fornite ex artt. 13 e 14 Regolamento UE 2016/679 del 27 aprile 2016 e norme di armonizzazione per il trattamento dei dati personali e categorie di dati personali dei dipendenti. Si richiamano inoltre le Policy della Società in materia; con le obbligazioni ivi riportate a carico dei singoli dipendenti. In relazione al ruolo ricoperto nel sistema privacy aziendale e in ottemperanza al principio dell’accountability (responsabilizzazione) previsto dal sopraccitato Regolamento.

La predisposizione da parte del datore di lavoro di Linee Guida interne sulle strumentazioni informatiche fornite oltre ad un’adeguata informativa, costituiscono attività prodromiche all’instaurazione di un rapporto smart. Inoltre, poiché lo stesso accordo di smart working dovrà rivestire la forma scritta ai fini della regolarità amministrativa e della prova, contestualmente o unitamente al predetto accordo sarà opportuno fornire al lavoratore la prescritta informativa.

Il lavoratore dovrà inoltre essere dettagliatamente informato circa le modalità e le finalità dell’accesso e dei controlli da parte del datore di lavoro, ad esempio per quanto riguarda le operazioni di back-up, per l’analisi di sistema o per fini di sicurezza, nonché l’indicazione dei soggetti autorizzati a trattare tali dati o per la tenuta dei file di log.

Il dipendente in smart working è tenuto innanzitutto a:

• custodire con diligenza la documentazione, i dati e le informazioni dell’Amministrazione utilizzati in connessione con la prestazione lavorativa;
• al rispetto delle previsioni del Regolamento UE 679/2016 e del lgs. 196/2003 come modificato dal d.lgs. n. 101/2018 in materia di privacy e protezione dei dati personali.

In ottemperanza alle disposizioni comunitarie e nazionali nonché di contratto, il dipendente è tenuto alla più̀ assoluta riservatezza sui dati e sulle informazioni in suo possesso e/o disponibili sul sistema informativo e conseguentemente dovrà̀ adottare, in relazione alla particolare modalità̀ della sua prestazione, ogni provvedimento idoneo a garantire tale riservatezza.

Inoltre, nella qualità̀ di “autorizzato” del trattamento dei dati personali, anche presso il proprio luogo di prestazione fuori sede, dovrà̀ osservare tutte le istruzioni e misure tecniche ed organizzative previste.

• Utilizzo sicuro degli strumenti informatici

Per prevenire la compromissione di preziosi dati aziendali, ci sono una serie di pratiche di sicurezza che i dipendenti dovrebbero adottare quando lavorano in remoto. Queste includono:

Tenere al sicuro laptop e dispositivi mobili

I dispositivi mobili sono altamente vulnerabili ad essere persi o rubati, fornendo ai criminali un facile accesso alle informazioni aziendali sensibili. Può sembrare ovvio, ma uno dei modi più importanti per proteggere i dispositivi mobili è assicurarsi che rimangano sempre con voi e in vista.

Se stai lavorando in uno spazio pubblico, non lasciare mai il tuo dispositivo incustodito e fai attenzione ai navigatori di spalle, qualcuno che potrebbe guardare alle tue spalle le informazioni confidenziali che sono visualizzate sul tuo schermo

Evitare l’uso del Wi-Fi pubblico

Per quanto possa essere allettante usare il Wi-Fi pubblico gratuito, presenta un rischio enorme per la sicurezza dei dati aziendali. Il Wi-Fi pubblico non richiede alcuna autenticazione per stabilire una connessione di rete, permettendo ai criminali di intercettare qualsiasi dato sulla stessa rete aperta non criptata.

Questo può portare al furto di password di accesso, informazioni sulla carta di credito e altri dettagli personali e finanziari. Le reti Wi-Fi non protette possono anche essere utilizzate per diffondere malware, permettendo agli hacker l’accesso illimitato a tutto ciò che si trova sul tuo dispositivo.

Utilizzare una VPN (rete privata virtuale)

I servizi VPN sono ideali per accedere in modo sicuro ai tuoi sistemi informatici di lavoro mentre lavori lontano dall’ufficio. Una VPNè una rete che ti permette di comunicare su una rete non protetta e non criptata in modo privato. Una VPN cripta i tuoi dati in modo che un hacker non possa dire cosa stai facendo online o dove ti trovi.

Creare password forti

Probabilmente l’avrete sentito dire più e più volte, ma creare una password unica è davvero uno dei modi più semplici per proteggersi dall’essere violati. Una password forte dovrebbe essere lunga tra gli 8 e i 15 caratteri, un mix di lettere maiuscole e minuscole e includere numeri o simboli.

Un buon modo per ricordare la tua password è quello di creare una frase che sia unica per te. La prima lettera di ogni parola costituirà la base della vostra password e le lettere possono essere sostituite da numeri e simboli per aggiungere un’ulteriore linea di difesa.

• Politiche aziendali sulla protezione dei dati

Ogni impresa che utilizza dati personali, determinando finalità e mezzi del trattamento, ha il ruolo di “titolare del trattamento” e come tale ha la responsabilità generale per qualsiasi trattamento di dati personali che effettui direttamente o che altri (i.e. i fornitori) effettuino per suo conto.

Questa responsabilità non può essere trasferita o decentrata a un’altra organizzazione e deve quindi essere gestita con la massima attenzione, adottando un sistema di regole e pratiche – la c.d. politica interna – volto a integrare i principi della protezione dei dati personali nei processi aziendali. La politica interna privacy di un’impresa è quindi una sorta di “Statuto della Privacy” all’interno dell’organizzazione, i.e. un documento che contiene le regole e le pratiche di compliance.

I contenuti che una buona politica interna del titolare deve avere, sono in parte indicati nell’art. 39, paragrafo 1 lettera b) del GDPR che, nel fissare i compiti del DPO, chiarisce che questi è chiamato a sorvegliare non solo l’osservanza della normativa privacy ma anche delle politiche del titolare del trattamento in materia di protezione dei dati personali, compresi “l’attribuzione delle responsabilità, la sensibilizzazione e la formazione del personale che partecipa ai trattamenti e alle connesse attività di controllo”.

Il GDPR chiarisce quindi che la politica interna deve ripartire la citata responsabilità generale dell’impresa “titolare del trattamento”, tra tutti i lavoratori dipendenti attraverso l’attribuzione di precisi compiti, funzioni e correlative responsabilità, rendendo contestualmente tutti gli stessi lavoratori, edotti dell’importanza dei principi e delle regole privacy.

La politica interna deve avere una finalità soprattutto etica; i.e. deve essere essenzialmente volta a proteggere le persone fisiche e a garantire i loro diritti e le loro libertà fondamentali, attraverso l’integrazione dei principi della protezione dei dati personali nei processi aziendali, in modo da assicurare un livello di protezione e sicurezza dei dati personali, trattati in ambito aziendale, adeguato ai rischi connessi ai trattamenti.

Best Practices per un Lavoro Agile Sicuro

• Consigli per organizzare efficacemente il lavoro da remoto

Lavorare da casa può essere un’esperienza contrastante. Certo, si gode di maggiore flessibilità e comodità, ma occorre anche fare i conti con le distrazioni o con la necessità di stabilire confini chiari tra lavoro e vita domestica.

Quando il lavoro da remoto non funziona al meglio, una semplice modifica dell’atteggiamento, della metodologia o della configurazione tecnica può fare un’enorme differenza.

Ecco alcuni consigli per te.

• Stabilisci una routine e rispettala!
• Comunica con il tuo team
• Procurati gli strumenti migliori
• Mantieni separati il lavoro e la vita privata
• Sperimenta il tuo flusso di lavoro
• Non trascurare la tua salute fisica e mentale
• Adotta una buona prassi per le riunioni video

Strumenti e tecnologie a supporto della sicurezza

Le tecnologie di Smart Working permettono alle persone di lavorare in modo flessibile sia all’esterno che all’interno delle sedi aziendali e possono essere raggruppate in quattro macrocategorie.

Social Collaboration

Si tratta di strumenti che integrano e supportano i flussi di comunicazione creando nuove opportunità di relazione, collaborazione e condivisione della conoscenza come, ad esempio, strumenti di instant messaging, web conference, convergenza fisso-mobile.

Security

Sono tecnologie che, indipendentemente da device adottato, permettono di accedere in modo flessibile, semplice e immediato a un ambiente profilato che contiene applicativi, dati e informazioni in totale sicurezza e preservando l’integrità dei dati. In questo gruppo di servizi rientrano sia soluzioni più tradizionali come l’accesso tramite Virtual Private Network, sia le soluzioni di virtualizzazione basate sul Cloud.

Mobility

Sono i dispositivi che, permettendo di accedere ai servizi e strumenti professionali in qualunque momento e da qualunque luogo, liberano le persone dalla necessità della “postazione fissa” (es. Notebook/PC portatili, Smartphone, Tablet) per svolgere il proprio lavoro. Tali device vengono utilizzati sia all’esterno della sede di lavoro sia all’interno facilitando forme di mobilità interna.

Workspace Technology

Si tratta di tutte quelle tecnologie che permettono un utilizzo più efficace e flessibile degli ambienti fisici. In questo modo non solo si agevola la fruibilità degli spazi stessi, ma si supporta anche il lavoro in mobilità delle persone e si migliora la qualità della vita all’interno delle sedi dell’azienda. Quest’ultimo aspetto riguarda, ad esempio, il Wi-Fi, i sistemi e gli strumenti che consentono di fare videoconferenze e sistemi di Telepresence, oppure i sistemi di Print Area centralizzate, che consentono di operare su qualsiasi stampante inserendo le proprie credenziali o utilizzando il proprio badge aziendale per confermare la stampa.

Workspace Technology

Si tratta di tutte quelle tecnologie che permettono di monitorare i livelli di salute psico-fisica, aumentare il benessere, la produttività e l’engagement delle persone.

Promozione di una cultura aziendale orientata alla sicurezza

La sicurezza sul lavoro è una priorità  fondamentale per qualsiasi organizzazione che si preoccupa del benessere dei propri dipendenti e del successo a lungo termine dell’azienda. Una cultura della sicurezza solida e ben radicata può fare la differenza nella prevenzione degli incidenti, nella salvaguardia della salute e nel miglioramento delle performance aziendali. Investire nella promozione e nel potenziamento della cultura della sicurezza rappresenta un valore strategico per le imprese di ogni settore.

Una cultura della sicurezza implica molto più che adottare semplici misure preventive e fornire attrezzature di protezione individuale. Si tratta di creare un ambiente di lavoro in cui la sicurezza sia considerata un valore condiviso da tutti i livelli dell’organizzazione. In questa prospettiva, la formazione e la sensibilizzazione dei dipendenti sono essenziali per sviluppare una mentalità orientata alla sicurezza. Uno staff più preparato è anche uno staff più attento e produttivo.

Gli investimenti nella cultura della sicurezza iniziano con la consapevolezza e l’educazione. I dipendenti devono essere formati sugli standard di sicurezza, sulle procedure corrette da seguire e sugli eventuali rischi presenti nell’ambiente di lavoro. è importante che tutti i membri del team siano consapevoli dei potenziali pericoli e delle migliori pratiche per prevenirli. La formazione dovrebbe essere continua e aggiornata, per tenere il passo con le nuove normative e tecnologie emergenti.

La responsabilità della sicurezza non deve ricadere esclusivamente sui dipendenti, ma anche sulla dirigenza e sul management dell’azienda. La leadership deve dimostrare un impegno costante e coerente per la sicurezza, stabilendo obiettivi chiari e comunicando l’importanza di comportamenti sicuri a tutti i livelli dell’organizzazione.

Un investimento efficace sulla cultura della sicurezza si traduce in una serie di benefici per l’azienda. Ridurre gli incidenti sul lavoro porta a una diminuzione delle assenze per malattia e infortunio, aumenta la produttività e migliora la reputazione dell’azienda agli occhi dei dipendenti, dei clienti e della comunità. Inoltre, rispettare le norme di sicurezza e adottare pratiche sicure può ridurre i costi associati a sanzioni, risarcimenti e perdite finanziarie derivanti da incidenti sul lavoro.

Come consulenti in sicurezza del lavoro a Udine, crediamo fermamente che investire sulla cultura della sicurezza non è solo un obbligo etico, ma anche una scelta strategica che contribuisce al successo a lungo termine delle organizzazioni. Una cultura della sicurezza solida crea un ambiente di lavoro più salutare, più produttivo e più sostenibile. è un valore che va al di là delle singole politiche o procedure, è un valore che abbraccia tutta l’organizzazione e che paga dividendi tangibili nel tempo.