Il Condominio è un luogo di stretta convivenza tra numerose persone, per cui le esigenze di privacy e riservatezza vanno opportunamente bilanciate con gli ulteriori diritti in gioco relativi ai condomini e eventuali terzi.

Le diverse informazioni – sugli inquilini, sui condòmini, sugli appartamenti, sulla natura e sulla quantità dei consumi contenute negli archivi condominiali vanno oltre il semplice elenco dei
nominativi dei proprietari e, se non opportunamente trattate, potrebbero rivelare informazioni anche delicate sui vari abitanti del palazzo.

L’Amministratore

Nell’ambito della gestione condominiale il Titolare del trattamento è il condominio nel suo complesso, inteso come somma dei singoli condomini. Questo perché il condominio non è un soggetto con personalità giuridica, per cui la contitolarità va a tutti i condomini (l’assemblea condominiale).

L’amministratore deve sempre saper conciliare le esigenze di trasparenza nella gestione condominiale con la riservatezza dei singoli.
L’assemblea può decidere di designarlo anche formalmente Responsabile del trattamento dei dati personali dei partecipanti al condominio (proprietari, locatari, usufruttuari), attribuen-
dogli uno specifico ruolo in materia di privacy.

Quali sono i dati personali che possono essere trattati?

Possono essere trattate soltanto le informazioni personali pertinenti e non eccedenti le finalità di gestione e amministrazione delle parti comuni.
Si possono usare, ad esempio, i dati anagrafici e gli indirizzi dei condòmini (ai fini della convocazione dell’assemblea o per altre comunicazioni), i dati riferiti alle quote millesimali di proprietà,
eventuali ulteriori dati necessari al calcolo delle spese condominiali.

Non possono essere trattati, invece, dati che non siano correlati ad attività di gestione e amministrazione delle parti comuni o che non siano strettamente collegati alle quote dovute dai partecipanti al condominio.

È vietato, ad esempio, riportare in fogli cartacei o elettronici condominiali, vicino a nomi di condòmini o inquilini, annotazioni personali quali “single”, “non verrà all’assemblea”, “va
in vacanza a giugno”, “risponde sempre la segreteria”.

Nel caso in cui vengano utilizzati dati riferibili a soggetti terzi rispetto ai condòmini, è importante non dimenticare di informarli in particolare sugli scopi e sulle modalità del trattamento dei dati,
nonché sugli altri diritti riconosciuti dal Codice della privacy.

Comunque l’amministratore nel suo specifico ruolo può trattare solo le informazioni personali pertinenti e non eccedenti le finalità di gestione e amministrazione del Condominio. Tra questi sicuramente i dati anagrafici (anche relativi a persone non residenti nel Condominio ma titolari di appartamenti).
I  dati sanitari non sono normalmente dati utilizzabili dall’amministratore, e quindi oggetto di trattamento, a meno che non siano indispensabili ai fini della gestione del Condominio, ad esempio in caso di delibera di abbattimento di barriere architettoniche oppure quando si debbano trattare i dati anche sanitari di persone che abbiano subìto danni negli spazi condominiali.

Per prevenire illecite comunicazioni e diffusioni di dati personali, l’amministratore deve conservare la documentazione, sia cartacea, sia in formato elettronico (ad esempio: verbali, estratti conto, fatture, immagini del sistema di videosorveglianza, il registro dell’anagrafe condominiale) al riparo da intrusioni indebite, predisponendo adeguate misure di sicurezza a protezione dei dati. Particolari cautele devono essere adottate quando si trattano, tra gli altri, dati sensibili o giudiziari

L’Assemblea

Persone che non fanno parte del condominio possono partecipare all’assemblea?

In determinati casi possono partecipare anche soggetti diversi dai condòmini.
Si pensi, ad esempio, a tecnici o consulenti chiamati a relazionare su specifici lavori da svolgere ovvero alle ipotesi, normativamente previste, di presenza degli inquilini in relazione
alla discussione di particolari questioni (ad esempio le spese del riscaldamento).
Tali soggetti, però, qualora l’assemblea condominiale ne ritenga necessaria la presenza, possono rimanere solo per il tempo necessario a trattare lo specifico punto all’ordine del giorno
per il quale è richiesta la consulenza.

Si può videoregistrare l’assemblea condominiale?

L’assemblea condominiale può essere videoregistrata, ma solo con il consenso informato di tutti i partecipanti. La documentazione, su qualsiasi supporto, deve essere conservata al riparo
da accessi indebiti.

La Bacheca condominiale

Le bacheche condominiali sono utilizzabili per avvisi di carattere generale (ad esempio relativi ad anomalie nel funzionamento degli impianti) e non per comunicazioni che comportano l’uso dei
dati personali riferibili a singoli condòmini.
Sono pertanto vietati avvisi tipo “il sig. Rossi è pregato di passare in portineria per le quote relative alla riparazione della colonna pluviale”, “si prega la signora Bianchi di non far giocare i
figli a pallone nel cortile”, come pure quelli che contengono indicazioni precise sulle autovetture dei singoli condòmini (targa dell’automobile e relativo posto auto…).

La Videosorveglianza

Quando l’installazione di sistemi di videosorveglianza viene effettuata da persone fisiche per fini esclusivamente personali – e le immagini non vengono né comunicate sistematicamente a
terzi, né diffuse (ad esempio attraverso apparati tipo web cam) – non si applicano le norme previste dal Codice della privacy. In questo specifico caso, ad esempio, non è necessario
segnalare l’eventuale presenza del sistema di videosorveglianza con un apposito cartello.

Rimangono comunque valide le disposizioni in tema di responsabilità civile e di sicurezza dei dati. È tra l’altro necessario – anche per non rischiare di incorrere nel reato di interferenze
illecite nella vita privata – che il sistema di videosorveglianza sia installato in maniera tale che l’obiettivo della telecamera posta di fronte alla porta di casa riprenda esclusivamente lo spazio
privato e non tutto il pianerottolo o la strada, ovvero il proprio posto auto e non tutto il garage.

Il Diritto di accesso ai propri dati ed altri diritti

Ciascun condomino, ma anche ogni partecipante alla vita condominiale (ad esempio il “locatario conduttore” di un immobile), ha diritto di sapere se esistono dati personali che lo
riguardano e di averne copia in forma intelligibile. Presentando domanda all’amministratore, l’interessato può quindi accedere a tutti i dati a lui riferiti (sono esclusi da questa richiesta i dati
personali riferibili ad altri condòmini singolarmente intesi o all’intera compagine condomi niale). In caso di mancato o inidoneo riscontro, il cittadino può rivolgersi al Garante o all’autorità
giudiziaria.

Un condomino, ma anche ogni altra persona direttamente interessata, ha il diritto di far aggiornare, rettificare o integrare i dati che lo riguardano. Se tali dati sono trattati in violazione di legge può chiederne la trasformazione in forma anonima, il blocco o la cancellazione. Può anche opporsi, per motivi legittimi, al trattamento dei propri dati personali. In caso di mancata
o non adeguata risposta alla propria richiesta, il cittadino può presentare ricorso al Garante o all’autorità giudiziaria.