Quando si parla di installazione di sistemi di videosorveglianza nelle aziende, oltre alle regole in materia di tutela della privacy previste dal GDPR, trovano applicazione le regole dettate a tutela del lavoratore.

Ecco, quindi, che la materia impone di affiancare il GDPR all’altra normativa di riferimento, ossia lo Statuto dei Lavoratori (Legge n. 300/1970).

L’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori pone il divieto generale del controllo a distanza dell’attività dei lavoratori. La norma, tuttavia, considera anche la necessità dell’imprenditore di installare impianti audiovisivi per altri fini espressamente indicati: esigenze organizzative e produttive, sicurezza sul lavoro, tutela del patrimonio aziendale. Si pensi, come esempi esemplificativi, ad ipotesi quali garantire tutela del patrimonio aziendale di fronte a danneggiamenti, o esigenze produttive quando vi sono macchinari che necessitano di un monitoraggio costante.

Cosa si intende per videosorveglianza in azienda

Per videosorveglianza aziendale si intende l’implementazione strategica di sistemi di telecamere tradizionali o termiche all’interno di un contesto lavorativo. Il fine della videosorveglianza aziendale è quello di monitorare:

• gli spazi
• i materiali
• i dispositivi e tutto ciò che è presente nell’edificio.

La videosorveglianza aziendale può estendersi a diverse aree, tra cui ingressi, spazi comuni, e aree sensibili, sottolineando il suo ruolo chiave nella gestione della sicurezza del personale e delle risorse materiali.

Tuttavia, è necessario affidarsi ad aziende che possano garantire la privacy dei dipendenti, poiché l’uso estensivo di tali sistemi può sollevare questioni sulla limitazione delle libertà individuali.

Infatti la raccolta e l’elaborazione delle immagini devono avvenire nel rispetto dei principi di necessità, pertinenza e proporzionalità. Ciò significa che il sistema di videosorveglianza deve essere progettato per raccogliere solo le informazioni strettamente necessarie per il suo scopo dichiarato e non deve essere eccessivamente invasivo. Inoltre, non può essere esteso a fini diversi senza il consenso dei dipendenti interessati. La conservazione dei dati deve avvenire per un periodo limitato e proporzionato allo scopo della videosorveglianza.

In caso di violazioni della normativa sulla privacy, l’azienda può essere soggetta a sanzioni amministrative e risarcimenti nei confronti dei dipendenti colpiti.

Qual è la norma sulla video sorveglianza aziendale

Vediamo nello specifico quali normative regolamentano la videosorveglianza aziendale:

• L’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori legge 300/1970 vieta esplicitamente l’utilizzo di impianti audiovisivi adibiti al controllo dei dipendenti. Divieto confermato anche dalla norma successiva sulla privacy D.Lgs 196/2003. Ma stabilisce anche che gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale.
• Il Comitato europeo per la protezione dei dati (EDPB) ha adottato le “Linee guida 3/2019 sul trattamento dei dati personali attraverso dispositivi video” allo scopo di fornire indicazioni sull’applicazione del Regolamento in relazione al trattamento di dati personali attraverso dispositivi video, inclusa la videosorveglianza.
• Provvedimento 8 aprile 2010 del Garante per la protezione dei dati personali, al comma 4.1 recita ” Nei rapporti di lavoro nelle attività di sorveglianza occorre rispettare il divieto di controllo a distanza dell’attività lavorativa, pertanto è vietata l’installazione di apparecchiature specificatamente preordinate alla predetta finalità: non devono quindi essere effettuate riprese al fine di verificare l’osservanza dei doveri di diligenza stabiliti per il rispetto dell’orario di lavoro e la correttezza nell’esecuzione della prestazione lavorativa (ad es. orientando la telecamera sul badge). Vanno poi osservate le garanzie previste in materia di lavoro quando la videosorveglianza è resa necessaria da esigenze organizzative o produttive, ovvero è richiesta per la sicurezza del lavoro.
• Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL) con la circolare n. 5 del 19 febbraio 2018, con le “indicazioni operative sull’installazione e utilizzazione di impianti audiovisivi e di altri strumenti di controllo ai sensi dell’art. 4 della legge n. 300/1970. L’oggetto dell’attività valutativa, infatti, va concentrata sulla effettiva sussistenza delle ragioni legittimanti l’adozione del provvedimento, tenendo presente in particolare la specifica finalità per la quale viene richiesta la singola autorizzazione e cioè le ragioni organizzative e produttive, quelle di sicurezza sul lavoro e quelle di tutela del patrimonio aziendale.”

Come rispettare privacy e GDPR in tema di videosorveglianza aziendale

L’installazione di sistemi di rilevazione delle immagini deve avvenire nel rispetto, oltre che della disciplina in materia di protezione dei dati personali, anche delle altre disposizioni dell’ordinamento applicabili: ad esempio, le vigenti norme dell’ordinamento civile e penale in materia di interferenze illecite nella vita privata, o in materia di controllo a distanza dei lavoratori.

Va sottolineato, in particolare, che l’attività di videosorveglianza va effettuata nel rispetto del cosiddetto principio di minimizzazione dei dati riguardo alla scelta delle modalità di ripresa e dislocazione e alla gestione delle varie fasi del trattamento. I dati trattati devono comunque essere pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità perseguite.

Ciascun datore di lavoro che voglia installare un impianto di videosorveglianza di ricorrere, alternativamente e soprattutto prima dell’installazione:

1. alla stipula di un accordo con le RSU o con le RSA, ove presenti (ovvero con le rappresentanze sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale nel caso in cui l’azienda abbia più sedi territorialmente diversificate);
2. alla richiesta di autorizzazione alla sede territorialmente competente dell’Ispettorato del lavoro.

In quest’ultima ipotesi, che vede un’importante frequenza applicativa in ambito privato, soprattutto da parte di micro e piccole-medie imprese, il datore dovrà:

1. compilare il modello di istanza di autorizzazione per impianti di videosorveglianza, localizzazione satellitare, altri strumenti di controllo ai sensi dell’art. 4 della Legge 20 maggio 1970, n. 300;
2. allegare una Relazione che specifichi le esigenze di carattere organizzativo, produttivo, di sicurezza o tutela del patrimonio aziendale alla base dell’istanza e che descriva le caratteristiche tecniche delle telecamere installate, le modalità di funzionamento del DVR (dispositivo di registrazione), il numero ed il posizionamento dei monitor, la fascia oraria di funzionamento dell’impianto, i tempi di conservazione delle immagini (e le motivazioni per l’eventuale registrazione eccedente le 24/48 ore), le specifiche di funzionamento dell’impianto di videosorveglianza;
3. allegare 2 marche da bollo (da € 16,00), di cui una per l’istanza ed una per il rilascio del provvedimento).

Inoltre gli interessati (es. lavoratori, ospiti, clienti, etc) devono sempre essere informati (ex art. 13 del Regolamento) che stanno per accedere in una zona videosorvegliata, anche in occasione di eventi e spettacoli pubblici (ad esempio, concerti, manifestazioni sportive) e a prescindere dal fatto che chi tratta i dati sia un soggetto pubblico o un soggetto privato.

L’informativa può essere fornita utilizzando un modello semplificato (anche un semplice cartello, come quello realizzato dall’EDPB), che deve contenere, tra le altre informazioni, le indicazioni sul titolare del trattamento e sulla finalità perseguita. Il modello può essere adattato a varie circostanze (presenza di più telecamere, vastità dell’area oggetto di rilevamento o modalità delle riprese). L’informativa va collocata prima di entrare nella zona sorvegliata. Non è necessario rivelare la precisa ubicazione della telecamera, purché non vi siano dubbi su quali zone sono soggette a sorveglianza e sia chiarito in modo inequivocabile il contesto della sorveglianza. L’interessato deve poter capire quale zona sia coperta da una telecamera in modo da evitare la sorveglianza o adeguare il proprio comportamento, ove necessario. L’informativa deve rinviare a un testo completo contenente tutti gli elementi di cui all´art. 13 del Regolamento, indicando come e dove trovarlo (ad es. sul sito Internet del titolare del trattamento o affisso in bacheche o locali dello stesso).

Per l’installazione delle telecamere di videosorveglianza nei luoghi di lavoro è sempre opportuno consultare un esperto in materia specifica. Se vuoi ricevere una consulenza mirata sulla privacy,  contattaci senza impegno. Un nostro professionista sarà lieto di poterti aiutare.