La localizzazione via satellite, o geolocalizzazione dei veicoli aziendali è uno strumento che oggi fa parte della realtà quotidiana di molte aziende del settore trasporti, le quali necessitano di tenere sotto controllo i mezzi con finalità organizzative, produttive e di sicurezza sul lavoro.

I dati raccolti relativi alla posizione dei veicoli, costituiscono informazioni personali riferibili direttamente o indirettamente ai lavoratori, i quali sono tutelati dalla disciplina contenuta nel Codice Privacy (n. 196/2003), nel nuovo Regolamento UE n. 679/2016 e nello Statuto dei Lavoratori.

L’obiettivo delle norme è il bilanciamento tra l’interesse del datore di lavoro di raggiungere il proprio giusto profitto e il diritto del lavoratore alla tutela della propria privacy.

Qual è la normativa di riferimento

• Articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, 1970. La prima normativa di riferimento è quella prevista ex art. 4, legge n. 300/1970 (Statuto dei lavoratori) che disciplina l’impiego degli strumenti di controllo a distanza dei lavoratori, tra i quali ben possono ricomprendersi i sistemi di geolocalizzazione. Non è ancora ben chiaro, tuttavia, se l’istallazione di apparecchiature di geolocalizzazione pone a carico del datore di lavoro gli adempimenti di cui al comma 1, art. 4. Legge n. 300/1970 (accordo sindacale o autorizzazione amministrativa) o al comma 2 (alcun accordo o autorizzazione).

• Jobs Act, 2015 Si ricorda infatti che, nell’attuale formulazione dell’art. 4, comma 1, legge n. 300/1970, così come modificato dal Jobs Act 2015(D.lgs. 151/2015), il precedente divieto di utilizzo di sistemi di controllo a distanza dei lavoratori è stato abrogato. Al datore di lavoro, dunque, è oggi concesso di impiegare strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza sul lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale, previo raggiungimento di un accordo sindacale tra il datore di lavoro e le RSA o, in alternativa, un’autorizzazione amministrativa (Direzione territoriale del Lavoro o Ministero del Lavoro, a seconda dei casi). Tuttavia, il comma 2 dell’art. 4, dispensa il datore di lavoro da tali ultimi adempimenti nei soli casi in cui gli strumenti che consentono anche un controllo a distanza dei lavoratori siano utilizzati da questi ultimi per rendere la prestazione lavorativa.

• Provvedimento n. 370 del 4 ottobre 2011 Nel provvedimento n. 370 del 4 ottobre 2011, l’Authority impone che i mezzi aziendali sui quali è installato un dispositivo GPS portino una vetrofania con la scritta: «Veicolo sottoposto a localizzazione» o comunque avvisi ben visibili ai dipendenti.

• GDPR aprile 2018 L’Azienda, infine, deve rispettare i principi di “liceità, correttezza e trasparenza e minimizzazione”, così come enunciati dal Regolamento UE 2016/679, in base ai quali i dati personali devono essere “trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato” e devono essere “adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati” (art. 5, par. 1, lett. a) e c) GDPR).

Geolocalizzazione dei mezzi aziendali: cosa è legale ed il linea con il GDPR

Il nuovo regolamento europeo n. 679/2016 in materia di tutela dei dati personali sancisce che “perché sia lecito, il trattamento di dati personali dovrebbe fondarsi sul consenso dell’interessato o su altra base legittima prevista per legge, dal presente regolamento o dal diritto dell’Unione o degli Stati membri …”. Da ciò possiamo dedurre che la base principale di legittimità resta nel consenso del lavoratore dipendente. Il lavoratore infatti deve acconsentire al trattamento dei propri dati con la sottoscrizione di un’informativa che il datore di lavoro è tenuto ad eseguire, prima del trattamento stesso, con un linguaggio semplice e chiaro avente come contenuto almeno i seguenti aspetti:

1. identità e recapiti del titolare, responsabili e rappresentante designato
2. precise categorie di dati personali oggetto di raccolta e trattamento,
3. modalità e finalità del trattamento,
4. e e in che modo i dati saranno divulgati a terzi
5. in che modo gli utenti possono esercitare i propri diritti, in termini di revoca del consenso e cancellazione di dati.
6. Il consenso deve inoltre essere espresso dall’interessato liberamente e specificamente in riferimento ad un trattamento chiaramente definito nel complesso oppure a singole operazioni dello stesso 3.

La legislazione nazionale ed europea, tuttavia, permette il trattamento dei dati personali anche in assenza del consenso degli interessati, qualora lo stesso sia finalizzato al perseguimento di un interesse legittimo del responsabile.

Nel caso delle aziende di trasporto, il datore di lavoro può utilizzare i dati relativi alla geolocalizzazione del lavoratore senza il suo consenso, a patto però che sia in grado di dimostrare che ciò avviene per una finalità̀ legittima, come può essere il soddisfacimento di esigenze organizzative e produttive, ovvero legate alla sicurezza sul lavoro.

In quest’ultimo caso, tuttavia, è indispensabile che il lavoratore venga comunque adeguatamente informato circa le modalità e la tipologia dei dati trattati.

Geolocalizzazione dei mezzi aziendali: cosa non è legale e viola la privacy

L’art. 4 della Legge n. 300/1970 (Statuto dei Lavoratori), nella sua formulazione originaria, vietava molto rigidamente, come regola generale, l’uso di strumenti tecnologici, stabilendo che “è vietato l’uso di impianti audiovisivi e di altre apparecchiature per finalità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori”. Le cose sono però cambiate nel 2015 con il D.Lgs. n. 23/2015 noto come Jobc Act.

Con la riforma, infatti, il legislatore ha abrogato il divieto generale, sostituendolo con la previsione della possibilità di per determinate finalità consistenti in esigenze organizzative e produttive, di sicurezza sul lavoro e di tutela del patrimonio aziendale. Al contempo, però, occorre che il datore di lavoro segua una specifica procedura che prevede la stipulazione di un accordo con le rappresentanze sindacali aziendali o, in mancanza, l’ottenimento di una apposita autorizzazione all’installazione da parte dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL).

Tuttavia, ai sensi del comma 2 dell’art. 4, le disposizioni del comma 1 non si applichino “agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze”. Su quest’ultimo punto, la circolare dell’INL n. 2 del 7 novembre 2016, ha precisato che sono strumenti di lavoro “gli apparecchi, dispositivi, apparati e congegni che costituiscono il mezzo indispensabile al lavoratore per adempiere la prestazione lavorativa dedotta in contratto, e che per tale finalità siano stati posti in uso e messi a sua disposizione”. Secondo tale impostazione ormai consolidata sia in seno all’INL che al Ministero, i sistemi di geolocalizzazione sono un “elemento aggiunto” agli strumenti di lavoro, non utilizzati quindi in via primaria ed essenziale per l’esecuzione dell’attività lavorativa, bensì per rispondere ad esigenze “ulteriori” ed “accessorie”. Ne consegue che i sistemi di geolocalizzazione devono sottostare al campo di applicazione dell’art. 4 dello Statuto, e il datore deve rispettare la relativa procedura ai fini dell’installazione.

Monitoraggio GPS per auto aziendali a uso promiscuo

L’auto aziendale ad uso promiscuo:

• viene assegnata al dipendente sia per scopi lavorativi che per uso personale;
• è usata durante l’orario lavorativo;
• viene utilizzata durante il tempo libero e i giorni festivi (a seconda degli accordi previsti dal contratto);
• è un benefit e come tale verrà conteggiato in busta paga (si vedano i prossimi paragrafi);
• potrà essere guidata dai familiari (coniuge e figli) del dipendente. Questa opportunità è, invero, abbastanza rara e deve essere prevista dal contratto. Inoltre, può capitare che per motivi legati all’assicurazione possa essere fissata un’età minima per la guida del mezzo;
• potrà essere guidata da persone esterne alla strettissima cerchia familiare del dipendente. Opzione rarissima e sempre prevista o meno dal contratto stipulato tra azienda e lavoratore.

Per questi motivi, monitoraggio GPS:

• è consentito, nel rispetto delle norme in vigore, mentre il veicolo è in uso per scopi lavorativi,
• deve poter essere escluso quando il dipendente utilizza la vettura per scopi personali.

Il trattamento dei dati personali nella geolocalizzazione dei veicoli

Il provvedimento n. 370/2011 del Garante della Privacy, sui Sistemi di localizzazione dei veicoli nell’ambito del rapporto di lavoro delimita i dati che possono formare oggetto di trattamento ai seguenti:

• l’ubicazione del veicolo,
• la distanza percorsa,
• i tempi di percorrenza,
• il carburante consumato,
• la velocità media del veicolo (restando riservata alle competenti autorità la contestazione di eventuali violazioni dei limiti di velocità fissati dal codice della strada).
• la posizione del veicolo di regola non dovrebbe essere monitorata continuativamente dal titolare del trattamento, ma solo quando ciò si renda necessario per il conseguimento delle finalità legittimamente perseguite

Anche lo Statuto dei Lavoratori affronta il problema: qualora manchi il consenso dei lavoratori, è richiesto un accordo con le rappresentanze sindacali o, in difetto, l’autorizzazione del competente organo periferico del Ministero del lavoro e delle politiche sociali (che di norma è la Direzione Territoriale del Lavoro).

Infine, va considerato che quando il veicolo è soggetto a localizzazione, devono essere apposti sui mezzi interessati avvisi ben visibili.

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